CZTERY ELEMENTY, KTÓRE WPŁYWAJĄ NA SKUTECZNOŚĆ SPOTKAŃ BIZNESOWYCH
Parafrazując popularne powiedzenie: jak się pokazujesz, takie umowy podpisujesz. Istnieją pewne ogólne wytyczne, dotyczące organizacji i przebiegu spotkania, które determinują jego efektywność. Warto je stosować, szczególnie, jeśli udział w spotkaniach stanowi trzon twoich obowiązków.
1. Przygotowanie
To absolutna podstawa. Aby nawiązać współpracę musisz wzbudzić zaufanie i pokazać, że jesteś ekspertem w swojej dziedzinie. Wszystkie materiały na spotkanie powinny być gotowe z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Nie czytaj prezentacji czy oferty z kartki – mają być one jedynie uzupełnieniem tego, co mówisz. Znaj swojego odbiorcę – udowodnij, że prezentowana oferta została przygotowana z uwzględnieniem jego potrzeb. Zyskasz dodatkowe uznanie w oczach klienta, jeśli będziesz znać historię jego firmy, jej cele, dotychczasowe działania i zagrożenia ze strony konkurencji.
2. Dogodny termin
Jeśli to możliwe, zaproponuj termin spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie proponuj spotkania z samego rana lub późnym popołudniem. Najlepszą porą są godziny okołopołudniowe, w środku tygodnia. Taki termin usprawnia pracę – założenia ustalone podczas spotkania można szybko wprowadzić w życie.
3. Odpowiednie miejsce
Biuro czy restauracja? Siedziba firmy to wizytówka, która od progu pozycjonuje cię w głowie odbiorcy. Jeśli aranżujesz spotkanie we własnej sali konferencyjnej, przed rozpoczęciem sprawdź zaplecze techniczne (np. czy projektor jest sprawny, czy sala jest przewietrzona, a klimatyzacja włączona). Miejsce spotkania jest szczególnie istotne, gdy często spotykamy się z partnerami biznesowymi, którzy dojeżdżają z różnych zakątków Polski i świata. Wówczas należy zadbać o to, by dojazd w wyznaczone miejsce nie sprawiał dodatkowych kłopotów. Równie istotne jest to, czy przed budynkiem jest wystarczająca liczba miejsc postojowych. Nasz biurowiec jest oddalony od lotniska oraz autostrady o niespełna 20 minut drogi samochodem i posiada ponad 400 podziemnych i naziemnych miejsc postojowych. Dodatkowo budynek znajduje się w sąsiedztwie Dworca Głównego, więc również podróżujący pociągiem oraz autobusem, będą mogli szybko dotrzeć na spotkanie. Partnerzy biznesowi, którzy przyjadą w dłuższą delegację, będą mieli do wyboru 13 hoteli, znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie biurowca.
4. Czas trwania
Czy długie spotkania przynoszą lepsze skutki? Niekoniecznie. Szczególnie, jeśli są to spotkania, na których monologiem przedstawiasz swoją ofertę. Zmęczony odbiorca staje się drażliwy i mniej skory do współpracy. Jeśli są to pierwsze spotkania, przedstaw na nich jedynie zarys swoich propozycji, a szczegóły przekaż w wiadomości e-mailowej.
Dodatkową, ale nie mniej ważną czynnością, którą warto wykonać jest podsumowanie spotkania. Czasami nawet z pozoru efektywne spotkanie nie kończy się sukcesem ze względu na błędy w komunikacji, które powodują niezrozumienia i opóźnienia w pracy. Dlatego warto po spotkaniu przesłać w e-mailu wnioski oraz konkretne ustalenia dotyczące realizacji działań. Dzięki temu współpraca przebiegnie sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami.